Премия

В командировку с Visa

Почему корпоративные карты становятся основным средством платежей за командировочные и представительские расходы

В 2014 году мировой объем расходов на деловые поездки составил $ 1.178 трлн*. Сегодня одним из самых распространенных способов оплаты командировочных и представительских расходов в мире являются корпоративные карты. Правда в России «революция» в сфере платежей происходит намного медленнее. Но это вопрос времени, убеждены в российском представительстве Visa. Доля корпоративных расходов по картам с каждым годом будет увеличиваться. Корпоративные карты позволят российским компаниям решить по сути две главные задачи, связанные с платежами, – эффективнее использовать ресурсы и контролировать расходы.

Командировочные и представительские расходы традиционно занимают существенную часть бюджета компании, иногда сопоставимую по объему с такими расходными статьями, как зарплатный фонд или арендная плата. Ожидается, что в 2015 году объем расходов на командировки в мире превысит $1.25 трлн*. Российский рынок бизнес-поездок также показывал впечатляющий рост последние 15 лет, увеличиваясь в среднем на 12.7% в год*. Так, в 2014 году российские компании потратили на деловые поездки порядка $20.9 млрд*. Однако доля этих расходов, совершаемых по корпоративным картам, пока остается весьма скромной по мировым меркам.

На деле потребности большинства компаний (будь то российская или иностранная организация) в сфере платежей весьма похожи. Всем важно экономить при проведении платежных операций, контролировать сотрудников, быстро получая для учета и анализа информацию о платежах из надежного источника, но при этом соблюсти все внутренние «протоколы» и вовремя фиксировать сигналы о нарушениях со стороны персонала. Мировая практика показывает, что сильно продвинуться в решении этих нетривиальных задач позволяет именно программа корпоративных карт и автоматизированная отчетность (технологии по передаче данных).

Но сначала все же о главном – об экономии. Пожалуй, одно из основных завоеваний корпоративной карты Visa в том, что она действительно помогает владельцу бизнеса экономить на операционных затратах. Благодаря тому, что корпоративная карта выпущена к счету компании, все бизнес-процессы становятся для компании более понятными и прозрачными, а накладные расходы сокращаются, особенно, когда речь идет о регулярных платежах. Вот как это происходит на практике: всякий раз, принимая решение о какой-то закупке либо командировке, нет нужды рассчитывать аванс, оформлять выдачу наличных сотруднику, а после - проводить финальные расчеты. Выдав сотруднику карту сроком на два или три года, вы избавляете компанию на этот период от затратной бумажной волокиты. Кстати, карта – это еще и неплохая защита от «человеческих» рисков, которые тоже обычно обходятся организации недешево: наличные легко украсть, потерять или использовать не по назначению.

При этом лишний раз убеждать сотрудников в наличии преимуществ от использования корпоративных карт нет нужды. Прежде всего, это доступ к сети Visa, а значит держатели карт могут оплачивать покупки в более чем 30 миллионах точек по всему миру, а также получать наличные в местной валюте в любой стране мира в более чем 900 000 банкоматах.

Управлять расходами стало проще

Разрабатывая программы корпоративных карт, Visa не просто создала удобный способ платежей для бизнеса, но и пошла дальше, придумав, как с помощью него оптимизировать систему управления расходами. Так появились программы корпоративных карт с возможностью передачи данных. Допустим, ваша компания, заказала у банка программу корпоративных карт Visa с возможностью передачи данных. Банк выпускает карты и выдает их сотрудникам компании. Отправляясь в командировку, сотрудник совершает операции по корпоративной карте, расплатившись за бронь в отеле, ужин в ресторане, такси в аэропорт и чашку кофе во время деловой встречи. Информация о служебных тратах по корпоративной карте поступает в банк, а банк с помощью Visa передает эти данные в компанию. Данные автоматически поступают в ERP-систему или доступны в web-приложении Visa IntelliLink Spend Management. Когда приходит время составлять авансовый отчет, используются уже подгруженные транзакции. Отчеты проверяются, а затем информация переносится в бухгалтерскую систему и делаются необходимые проводки по счетам учета.

Как не купиться на жирафа**

Кроме прямой экономии, связанной с использованием автоматизированных решений по передаче данных о расходах по карте, стоит упомянуть и о потенциально сэкономленных владельцем бизнеса десятках тысяч долларов. В любой компании всегда находятся предприимчивые сотрудники, которые пытаются получить компенсацию за несуществующие расходы, которые не имеют никакого отношения к бизнесу. Самые талантливые случаи «розыгрыша» работодателей вошли в историю и даже описаны в книгах. Чего только стоит история, в которой сотрудник одной из компаний в 2010 году сумел «заработать» более $10 000 на мошенничестве с чеками за еду. В результате расследования выяснилось, что сотрудник собирал чеки в урнах вокруг самых дорогих ресторанов в тех местах где, бывал во время командировок, в то время как сам питался в самых дешевых заведениях, которые только удавалось найти. Разница составила совсем неплохую прибавку к жалованию. А сотрудники другой компании купили для организации корпоративной вечеринки детеныша жирафа и тоже попытались компенсировать это за счет компании. Эти издержки точно стали для организации самыми высокими в прямом смысле слова…
Подобные истории обычно вызывают улыбку. Рядовые случаи мошенничеств с декларированием несуществующих расходов выглядят обычно более прозаично, но происходят практически в каждой компании и обходятся собственнику бизнеса совсем не дешево. Вывод простой: если вы по-прежнему отправляете сотрудников в командировку с наличными, и имеете только один источник информации о расходах – самого сотрудника, ваши шансы оказаться «в дураках» гораздо выше, чем у компании, выдавшей персоналу корпоративные карты для покрытия деловых расходов и внедрившей современные автоматизированные решения по передаче данных о расходах по карте напрямую в учетные системы предприятия.

Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass

Последнее слово на рынке карточных продуктов для бизнеса – кобрендовые корпоративные карты с дополнительными привилегиями для компании. Райффайзенбанк, международная платежная система Visa и компания Zelenski Corporate Travel Solutions объявили о запуске первой кобрендовой дебетовой корпоративной карты Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass, которая создавалась специально для эффективного планирования расходов юридических лиц. «Сегодня многие компании ищут новые способы организации работы, которые позволяют автоматизировать процессы, экономить время сотрудников и в результате оптимизировать свои бюджетные расходы. Неудивительно, что в этих условиях с каждым годом растет интерес со стороны бизнеса к коммерческим картам, которые позволяют решить эти задачи. Visa обладает большим опытом успешной реализации подобных проектов и готова предложить свои знания и экспертизу, чтобы развивать этот сегмент в сотрудничестве с банками. Мы рады представить корпоративным клиентам принципиально новое на российском рынке решение. Это перспективное направление развития карточных продуктов», — отметил Селим Эргоз, глава департамента продуктов Visa в России.
«Карта Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass — это абсолютно новый для российского рынка продукт, поскольку раньше кобрендовые карты были доступны только частным клиентам. Объединенные преимущества программы лояльности Zelenski Loyalty Pass и первой кобрендовой корпоративной карты позволяют компаниям бесплатно пользоваться самыми востребованными в деловых поездках услугами», — отмечает Евгений Богачев, начальник управления по развитию регионального корпоративного бизнеса и корпоративных продуктов Райффайзенбанка.
Идея состоит в том, чтобы с помощью корпоративной карты предложить компании не просто идеальный платежный инструмент, но и возможность сэкономить благодаря участию в программе лояльности Zelenski Loyalty Pass. Программа лояльности Zelenski Loyalty Pass —система начисления и использования баллов для корпоративных клиентов. За каждые потраченные по карте Raiffeisen Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass 100 рублей компания будет получать 1 балл***. Причем, для того чтобы получать баллы, достаточно расплачиваться кобрендовой картой Raiffeisen Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass за любые товары и услуги, связанные с деятельностью компании, в том числе, конечно и с командировочными и представительскими расходами. Удобно, не правда ли? А накопленные баллы можно будет потратить на услуги компании Zelenski Corporate Travel Solutions и ее партнеров: авиабилеты по лучшим ценам, бронирование отелей и билетов на культурные мероприятия, аренда автомобилей, заказ трансфера, корпоративные мероприятия и другие услуги.


* GBTA BTI™ Outlook: Annual Global Report & Forecast Prospects for Global Business Travel 2015-2019, July 2015

** Employee X «How to Pad your Expense Report and Get Away with it»

***В соответствии с условиями банка

Корпорация «Виза Интернэшнл Сервис Ассосиэйшн» (Visa International Service Association) (США) предоставляет банкам возможность эмитировать платежные карты Visa. Банки-эмитенты вправе устанавливать ограничения по выпуску карт Visa. Обращайтесь в банки за информациях об условиях выпуска и обслуживания платежных карт Visa. Более подробную информацию о бренде Visa можно также получить на www.visa.com.ru.

Дешевые билеты онлайн
Взрослые
от 12 лет
Дети
2-12 лет
Младенцы
до 2 лет
Стартовал четвертый фестиваль морских специалитетов «Держи Краба!», который проводит Паназиатский ресторан Zuma (Владивосток). С прошлого года фестиваль стал общероссийским и теперь попробовать краба по специальной цене можно от Москвы до Владивостока в 71 ресторане-участнике более чем в 20 городах России.
Небольшой и очень удобный регион для автопутешествий на выходные
Новые модели самолетов, масло вместо керосина и электродвигатели – как авиакомпании пытаются сделать авиаперевозки более безопасными для окружающей среды
показать еще
Читайте в сентябре BUSINESS TRAVELLER №35
  • Деловой туризм в Абу-Даби: площадки, идеи и рекомендации
  • Тенденции: Гастрономические рейтинги как бизнес-инструмент
  • Диалоги: Елена Шубина об интуиции в издательском деле
  • Направления: Абу-Даби | Норвегия | Лигурия | Дрезден | Бал-Харбор
Оформить подписку